Kdy a proč provést personální audit?

Pod vlivem celosvětové finanční krize se firmy zamýšlejí, kde ušetřit. Osobní náklady jako nejvýznamnější nákladová položka tvoří ve firmě 30 až 50 % z celkových nákladů. Jak a kde hledat úsporná opatření? Na tyto otázky byl zaměřen seminář Controller Institutu v Praze 19. dubna 2012 pod názvem Personální audit.

„Vysvětleme si nejprve tři základní podoby personálního auditu,“ uvádí do problematiky Ing. Jitka Pánková, senior-konzultant poradenské společnosti Eurofin Managament, s.r.o. a pokračuje: „za prvé se jedná o audit lidských zdrojů, což představuje vnější a nezávislé posouzení pracovních a řídících předpokladů firemních zaměstnanců, nejčastěji manažerského týmu firmy. Pod pojmy audit systému personálního řízení a organizační audit jako dvě další složky si většina manažerů představuje něco jiného. A zaměstnanci? Ti se bojí, že pod slovem externí audit se skrývá propouštění.“

Nejsme vždy vítanými hosty

Podle slov Jitky Pánkové jen málo firem „stojí“ o vnější audit. Na jednu stranu se obávají zvýšených nákladů a na druhou si nejsou jisti, zda nezaměstnávají zbytečně mnoho lidí a zda všichni pracovníci jsou využíváni a odměňováni podle svých skutečných schopností a znalostí. „Většinou se vedení firem obrací na auditory ve chvíli, kdy očekává novou investici, nebo přijde nový majitel či dochází k fůzi a akvizici podniků.

Vnitřní audit mnohým vyhovuje lépe. Sice znají nebo by měli znát své lidi, jaké pozice zastávají, zda jsou ve firmě spokojeni a dobře motivováni. Na druhou stranu takovýto audit může být zkreslený, v tom hrají velkou roli známosti, „dneska podržím já tebe, ty zítra mně“. Obrovským nedostatkem, na který vnitřní audit příliš nehledí, jsou zastaralé a nic neříkající popisy práce.

Ing. Pánková uvedla, že se setkávají i s případy, že popis pracovního místa se dědí po několik let bez ohledu na změněné podmínky ve firmě a rozvoji IT.

Diskrétnost je na prvním místě

„Než začneme dělat audit, dohodneme se s objednavatelem na jasném postupu. To znamená, seznámíme manažery a vedoucí útvarů, kterých se audit týká, kde a kdy audit proběhne, vysvětlíme jim cíle a postup, a hlavně se snažíme zmírnit negativní pocity a přístup pracovníků k auditu. Nezkoumáme jména, ale pozice a tady se dá například velmi dobře zjistit, zda dotyčný pracovník by se neuplatnil lépe na jiném místě. Dalším důležitým podkladem je snímek pracovního dne, jehož cílem je zjistit skutečnou náplň práce jednotlivých pracovníků zařazených na určitou pozici“.

Vše začíná vyplňováním dotazníků, kde pracovníci odpovídají na otázky typu: Jaké činnosti dělám pravidelně/denně, jaké příležitostně, kolik času mi zhruba zaberou, jak a kým je vaše práce kontrolována, jaké jsou závěry, jak funguje koordinace mezi navazujícími útvary a podobně. „Někteří lidé mají problémy s písemným vyjadřováním nebo se bojí na některou otázku odpovědět, proto následuje ústní pohovor. Ten musí probíhat v naprosté intimitě, aby se dotyčný nebál, že některé odpovědi by mu mohly způsobit nepříjemnosti. Pohovor přerušíme i při takové maličkosti, když přijde sekretářka s kávou“, dodává Jitka Pánková. Zajímavou zkušeností je i to, že na otázku: Mé tři největší úspěchy ve firmě za poslední tři roky? – z 90 dotázaných odpověděl pouze jeden! Ing. Pánková to vysvětluje tím, že Češi na rozdíl například od Američanů nebyli nikdy vychováváni k tomu, aby se pochlubili svými úspěchy.

Snímek pracovního dne

Jednou z možností, jak získat informace o využití pracovní doby, je i tzv. snímek pracovního dne. Ten si vyplňují zaměstnanci sami a odpovídají v něm na otázky: Co je účelem mé práce, jaké pracovní úkony se v mé práci vykonávají, za co jsem zodpovědný, jaké činnosti dělám pravidelně a které občas, v čem bych se chtěl zdokonalit atd. „Nevýhodou této metody je nekonkrétnost odpovědí, špatně konstruované otázky, náročnost na vyhodnocení, chybí osobní kontakt s lidmi. Výsledkem pak jsou nedostatečné nebo zkreslující informace“, vypočítává Jitka Pánková.

Jako „perličku“ uvádí příklad z jedné velké firmy, kde údržbář uváděl jako svou pracovní činnost sekání trávy v areálu. Povrch areálu byl ale z 80 % pokryt betonem a kousek trávy dotyčný sekal pouze v sezóně, a to jednou týdně. Nedostatečně vypovídající informace se však netýkají jen dělnických profesí. V témže podniku personální auditoři zjistili, že tři výrobní úseky s navazující činností mají každý svého ředitele!

Snímek pracovního dne má i své kladné stránky, kterými jsou úspora času auditora i pracovníka, je možné jej rychle a snadno zorganizovat a na jeho základě získat další cenné informace o systému řízení. „To však platí při přesně strukturovaných otázkách,“ dodává Ing. Pánková.

Pozorování a mystery shopping

Momentková šetření navazuje na osobní pohovory a snímky pracovního dne. „Auditor po dohodě s manažerem studuje pracovníka při práci, co dělá, jak to dělá a kolik času mu to zabere. Jde o jednoduchou, ale časově náročnou práci, ale zřetelně uvidí prostoje a špatnou organizaci práce. Jeden příklad z mnohých: dva pracovníci na stejných pozicích v polední přestávce vypnou stroje a jdou společně na oběd, protože jsou prý na to zvyklí a nikdo jim neřekl, že by se mohli vystřídat,“ říká Jitka Pánková.

Mystery shopping je podle lektorky podpůrná metoda mapující výkon na pracovišti a dá se uplatnit zejména v obchodě, prodeji nebo kanceláři.

Jak to probíhá? „Přijdu jako klient dejme tomu do autosalonu s tím, že si chci koupit nové auto a sbírám následující informace: jak dlouho trvá, než mně někdo osloví, jak se ke mně chová, jaké má odborné a přesvědčovací metody, abych si vybraný model koupila. Tato metoda je jednoduchá, nenáročná, je založena na konkrétních poznatcích z terénu a dokresluje všechny výše uvedené metody,“ uzavírá Ing. Jitka Pánková.

Výsledné efekty personálního auditu

Očekávanými výsledky jsou návrhy a doporučení zaměřená na:

zlepšení firemní struktury,

zkvalitnění firemní kultury,

růst pracovní efektivity,

zjednodušení a zefektivnění komunikace,

optimalizaci pracovních míst,

zlepšení procesu kariérního plánování a vzdělávání zaměstnanců,

fungující motivační a mzdové systémy,

efektivní personální management a personální politiku,

vytvoření přehledné mapy firemních procesů,

zhodnocení úrovně plánování ve firmě,

navržení opatření v oblasti změn v organizační struktuře, rozdělení kompetencí, popisech práce apod.,

vytvoření detailních popisů práce jednotlivých pracovních míst a požadavků na odpovídající profil zaměstnanců,

vyhodnocení vybraných pracovníků firmy: jejich psychologický profil, schopnosti, dovednosti, zkušenosti, rozvojové potřeby.

Vladimíra Bohatová